Betaalinstructie

Een optionele QR-code op een Betaalinstructie biedt de mogelijkheid om de factuur makkelijk mobiel met iDEAL | Wero of met een andere mobiele betaaldienst te betalen, zodat de betaler niet zelf alle betaalgegevens hoeft over te tikken bij online bankieren. In een Betaalinstructie kan zowel een Nederlands betalingskenmerk als een Europees ISO-betalingskenmerk worden afgedrukt.

Overzichtelijk, makkelijk en snel

Op een Betaalinstructie staan alle gegevens die nodig zijn om een factuur foutloos te betalen met een girale overboeking. De betaalgegevens staan overzichtelijk in de volgorde waarin je ze moet invullen bij online bankieren of op een papieren overschrijvingsformulier:

1. Te betalen bedrag
2. Naam van de begunstigde
3. IBAN van de begunstigde
4. Betalingskenmerk of omschrijving

In plaats van een Nederlands betalingskenmerk van 16 cijfers mag de verzender in een Betaalinstructie een Europees ISO-betalingskenmerk gebruiken. Een ISO-betalingskenmerk begint altijd met de letters RF, gevolgd door twee controlecijfers die aan een bepaalde berekening moeten voldoen. Daarna volgen 1 tot 21 vrij in te vullen cijfers én letters.

De verzender van een Betaalinstructie kan desgewenst ook een QR-code afdrukken die de betaler met een bankapp of met de camera-app op zijn smartphone kan scannen. Alle betaalgegevens worden dan automatisch klaargezet in de bankapp, zodat de betaler die niet zelf hoeft over te tikken. Daarbij kan de betaler dan ook geen tikfouten maken. De QR-code mag een iDEAL | Wero QR-code zijn of een generieke QR-code voor een mobiele betaling.

NB: Lees deze adviezen over veilig betalen met een QR-code!

Gratis en contractvrij

Iedereen kan de Betaalinstructie gratis gebruiken. Daartoe stellen wij rechtenvrije Word-sjablonen voor de Betaalinstructie beschikbaar. Digitale alternatieven voor de Betaalinstructie zijn Digitaal Incassomachtigen (DIM), betaalverzoeken met een iDEAL | Wero betaallink (via e-mail of tekstbericht) en de iDEAL | Wero QR-code.

Hoe kunnen verzenders (crediteuren) gebruikmaken van de Betaalinstructie?

Verzenders van facturen of betaalverzoeken (crediteuren) kunnen de standaard Betaalinstructie contractvrij gebruiken. Dit kan met onze Microsoft Word‑sjablonen van de Betaalinstructie voor brieven en facturen, zowel op papier als elektronisch.

Verzenders die facturen of brieven geautomatiseerd en in grote aantallen aanmaken, kunnen het model van de Betaalinstructie opnemen in hun facturatieproces of boekhoudpakket. Neem hiervoor zo nodig contact op met de leverancier van uw systemen.

Zo gebruikt u een sjabloon voor de Betaalinstructie

Open het Word‑sjabloon in Microsoft Word als Word-sjabloon (.dotm), niet als gewoon Word-document.

• Als het sjabloon is geopend, verschijnt bovenaan het scherm een gele balk met de mededeling: “Beveiligde weergave” en een witte knop met de tekst “Bewerken inschakelen”.
• Klik op de witte knop “Bewerken inschakelen”.
• In het bovenste (blanco) gedeelte kunt u het model van uw eigen factuur of brief invullen. U kunt hiervoor uw eigen opmaak en vormgeving gebruiken.
• In het onderste gedeelte – de Betaalinstructie – kunt u uw vaste betaalgegevens invullen: de naam van uw organisatie en uw correct opgemaakte IBAN, met spaties op de juiste posities.
• Sla het door u gepersonaliseerde sjabloon op onder een nieuwe naam, als Word‑sjabloon (.dotm) en niet als Word‑document (.docx).

Met behulp van uw gepersonaliseerde sjabloon kunt u vervolgens losse facturen of brieven aanmaken. Vul per factuur, brief of debiteur de ontbrekende gegevens in, zoals bedrag, betalingskenmerk en eventueel een QR‑code. Vergeet niet ook het bovenste gedeelte in te vullen (aanhef, factuurgegevens enz.).

• Microsoft Word biedt de mogelijkheid om een sjabloon samen te voegen met een tabel met factuurgegevens. Hiermee kunt u automatisch meerdere verschillende facturen of brieven genereren, voor iedere debiteur in de tabel.
• U kunt iedere factuur of brief een eigen betalingskenmerk meegeven. Dat betalingskenmerk moet voldoen aan de internationale ISO‑standaard voor gestructureerde betalingskenmerken of aan het Nederlandse betalingskenmerk.
• In plaats van een gestandaardiseerd betalingskenmerk kunt u ook een korte vrije omschrijving op de Betaalinstructie vermelden.
• Op de Betaalinstructie kunt u links een QR-code afdrukken, in overeenstemming met de voorschriften voor die QR-code. Voor sommige QR-codes kan een overeenkomst met een bank of betaaldienstverlener nodig zijn. Dat kan bijvoorbeeld een iDEAL | Wero QR-code zijn of een QR-code van een andere mobiele betaaldienst.*

*Voor meer informatie over het gebruik van QR‑codes op Betaalinstructies kunt u onder andere contact opnemen met uw bank.