SEPA

Europese Incasso

  1. Hoe word ik incassant?

    De Europese incasso is een betaalmiddel waarmee u als incassant de mogelijkheid krijgt om ‘automatisch’ bedragen af te laten schrijven van de rekeningen van uw debiteuren, ten gunste van uw eigen rekening. Om incassant te worden moet u het volgende doen:

    1. Sluit een Europees incassocontract af met uw bank.
      U krijgt een Incassant ID. Met het Incassant ID bent u als incassant in het hele SEPA gebied op een uniforme manier herkenbaar. Het Incassant ID moet u bij iedere incasso-opdracht meesturen. Indien u een website heeft met online betaalmogelijkheden: Sluit ook een digitaal Incassomachtigen contract af met uw bank. Met uw Incassant ID kunt u ook een contract voor digitaal Incassomachtigen afsluiten. Alle andere vormen van online machtigen, bijvoorbeeld het internetvinkje, zijn geen rechtsgeldige vormen van machtigen en kunnen door uw klanten tot 13 maanden na de incasso via een Melding Onterechte Incasso worden teruggedraaid.
    2. Bepaal hoe u de incasso-opdrachten wilt aanmaken. Om daadwerkelijk incasso-opdrachten aan te kunnen leveren bij uw bank, moet u eerst incasso-opdrachten kunnen maken. U kunt dit op verschillende manieren doen:
      – U maakt gebruik van internetbankieren of een softwarepakket van uw bank.
      – U maakt gebruik van een softwarepakket van een leverancier.
      – U heeft zelf software ontwikkeld die geschikt is voor het aanmaken van standaard Europese incasso-opdrachten.
    3. Ontwerp uw machtigingsformulieren – alleen van toepassing indien u papieren machtigingen accepteert
      Voordat u start met het aanleveren van incasso-opdrachten, moet u in het bezit zijn van geldige machtigingen. Als u een website heeft, kunt u hiervoor een digitaal Incassomachtigen contract afsluiten, zoals omschreven in stap 1. Echter, als u geen online omgeving heeft, dan kunt u uw klanten een verzoek sturen om voortaan via een Europese incasso te betalen en daarvoor de bijgevoegde machtiging te tekenen. Deze machtiging mag u zelf ontwerpen maar moet wel aan een aantal eisen voldoen.
    4. Leg de gegevens van de machtigingen vast in uw administratie.

    Digitaal Incassomachtigen

    De digitale Incassomachtiging die u via uw bank online ontvangt, dient u digitaal op te slaan. Een aantal gegevens uit deze incassomachtiging dient u altijd mee te sturen met de incasso’s. Het gaat om de volgende gegevens:

    • Incassant ID. U heeft deze van uw bank gekregen bij het afsluiten van het Europees incassocontract;
    • Uniek kenmerk van de machtiging. In combinatie met uw Incassant ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten gerelateerd kunnen worden aan een specifieke machtiging. U bepaalt zelf hoe u het kenmerk van de machtiging opbouwt (het mag echter niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek);
    • IBAN van uw debiteur en de BIC van de bank van uw debiteur;
    • NAW-gegevens van de debiteur;
    • Type machtiging (doorlopend of eenmalig);
    • Datum van ondertekening van de betreffende machtiging.

    U kunt bovenstaande implementaties zelf doen of u kunt de opslag en eventueel de technische integratie van digitaal Incassomachtigen en het verzorgen van het berichtenverkeer uitbesteden aan een Mandaat Service Provider. Aan welke MSP-organisaties u de technische dienstverlening kunt uitbesteden kunt u terugvinden op de website van Currence.
    De benodigde technische documentatie om (digitaal) Incassomachtigen in uw online omgeving te integreren, kunt u hier opvragen. Na invulling van uw gegevens ontvangt u de gevraagde documenten op het door u opgegeven e-mailadres.

    Papieren machtigingen

    De papieren machtigingen die u van uw klanten getekend retour heeft ontvangen dient u te archiveren. Daarnaast is het belangrijk om minimaal de verplichte gegevens van de machtigingen zorgvuldig digitaal vast te leggen in uw administratie. U moet ze namelijk bij iedere incasso-opdracht meezenden. Het gaat om de volgende gegevens:

    • Incassant ID. U heeft deze van uw bank gekregen bij het afsluiten van het Europees incassocontract;
    • Uniek kenmerk van de machtiging. In combinatie met uw Incassant ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten gerelateerd kunnen worden aan een specifieke machtiging. U bepaalt zelf hoe u het kenmerk van de machtiging opbouwt (het mag echter niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek);
    • IBAN van uw debiteur en de BIC van de bank van uw debiteur;
    • NAW-gegevens van de debiteur;
    • Type machtiging doorlopend of eenmalig;
    • Datum van ondertekening van de betreffende machtiging.

    Stappenplannen

    Een stappenplan beschrijft welke stappen u als ondernemer moet zetten om te starten met een Europese incasso. Er zijn twee versies, een voor de standaard Europese incasso en een versie voor de zakelijke Europese incasso.

  2. Wat moet een incassant doen om Europese incasso te gaan gebruiken?

    Er zijn stappenplannen beschikbaar. Deze leggen uit wat bedrijven moeten doen om gebruik te kunnen maken van een standaard Europese incasso of een zakelijke Europese incasso. Er zijn stappenplannen voor nieuwe incassanten en stappenplannen voor bedrijven die nu al gebruikmaken van incasso’s.

  3. Wat is een vooraankondiging (pre-notificatie)

    De incassant moet zijn klant minimaal 14 kalenderdagen voor de uiteindelijke incassodatum laten weten, dat er een bedrag van de rekening zal worden afgeschreven. Dit heet een vooraankondiging of een pre-notificatie. In de stappenplannen staat hoe een incassant zijn klant kan informeren en wanneer hij af mag wijken van die 14 kalenderdagen.

  4. Moet een vooraankondiging altijd 14 dagen van tevoren plaatsvinden?

    Nee, een incassant mag daar met zijn klanten andere afspraken over maken. Belangrijk is wel dat hierover (aantoonbaar) overstemming is tussen incassant en klant.

  5. Hoe werkt een vooraankondiging in de praktijk?

    Dat is bijna hetzelfde als nu het geval is. Ook nu maken betaler en incassant afspraken over het te incasseren bedrag. Bijvoorbeeld via de jaarlijkse eindafrekening kan aangegeven worden dat de termijnen het komende jaar op een bepaalde datum zullen worden afgeschreven. Maar een incassant mag ook 14 dagen voorafgaand aan elke transactie een sms sturen.

  6. Wat houdt de zogenaamde Alerteringservice in?

    Voordat een feitelijke afschrijving van (bepaalde) Europese incassotransacties plaatsvindt, kunnen rekeninghouders attent gemaakt  worden op die afschrijving.  Dit gebeurt al dan niet op hun eigen verzoek. De Nederlandse banken hebben dit in nauw overleg met de Consumentenbond besloten. Daarbij is afgesproken dat dit minimaal via één gratis kanaal kan plaatsvinden.  Neem voor details contact op met de betreffende bank.

  7. Hoe werkt deze Alerteringservice in praktijk?

    Nederlandse banken kunnen informatie leveren over ‘de eerste van een reeks’ of een ‘éénmalige’ standaard Europese incassotransactie. Zij kunnen dit doen vanaf 5 werkdagen voor de feitelijke datum van afschrijving. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden via internetbankieren.

  8. Is het bij de Europese incasso mogelijk om zogenaamde e-Machtigingen (e-Mandates) te verkrijgen?

    Ja, deze optie bestaat bij de Europese incasso.

  9. Wat doen banken bij de standaard Europese incasso als de geïncasseerde onvoldoende saldo heeft?

    Als de geïncasseerde op het moment van incasseren onvoldoende saldo heeft, kunnen debet banken hier verschillend mee omgaan. Lees meer

  10. Wat doen banken bij de zakelijke Europese incasso (Business-to-Business) als de geïncasseerde onvoldoende saldo heeft?

    Als de geïncasseerde op het moment van incasseren onvoldoende saldo heeft, kunnen debet banken hier verschillend mee omgaan. Lees meer…

Machtigingen

  1. Controleert de bank of de consument voor een bepaalde incassotransactie een digitale of papieren machtiging heeft afgegeven?

    Bij een standaard Europese incasso informeren alle Nederlandse banken voorafgaand aan de eerste/eenmalige Europese incasso dat deze binnenkort van de rekening van de klant zal worden afgeschreven. De manier waarop deze zogenaamde alerteringservice wordt aangeboden verschilt per bank. Raadpleeg uw bank voor alle mogelijkheden en details.

  2. Wat te doen bij een onterechte incasso?

    Indien u een machtiging heeft afgegeven en u bent het niet eens met een afschrijving, kunt u deze laten terugboeken. De termijn van terugboeking is acht weken (56 dagen) nadat het bedrag van uw bankrekening is afgeschreven. Het is daarom raadzaam uw rekeningoverzichten regelmatig goed te bekijken, zodat u het bedrag zo nodig kunt laten terugboeken vóórdat de termijn is verlopen.

    Uitzonderingen zijn de eenmalige incasso en de automatische Incasso voor loterijen. Deze betalingen kunt u niet laten terugboeken.

    Als u van mening bent dat een bedrag ten onrechte van uw rekening is afgeschreven, omdat u geen machtiging heeft afgegeven, kunt u tot 13 maanden na datum afschrijving een verzoek indienen bij uw bank om dit te corrigeren. Uw bank start een MOI-procedure (Melding Onterechte Incasso) met de bank van de incassant. Echter, eerst controleert uw bank of u een geldige machtiging via digitaal Incassomachtigen of op papier heeft afgegeven. Gaat het écht om een onterechte incasso, dan krijgt u het geld teruggeboekt op uw rekening. Informeer bij uw bank naar de voorwaarden.

    Kijk voor meer informatie ook op deze pagina.

  3. Is een machtiging via internet geldig?

    Ja. Sinds 2015 is het mogelijk om online een machtiging af te geven volgens dezelfde regels als een papieren machtiging. Dit kan echter alleen via het product (digitaal) Incassomachtigen. (Digitaal) Incassomachtigen is de manier om online via de bank een machtiging af te geven. Een handtekening op papier is daarbij niet meer nodig. Incassomachtigen is bedoeld voor iedereen die online, via desktop, laptop, tablet of mobiel, een product of dient via een eenmalige of doorlopende incasso wil betalen. Er zijn twee varianten, standaard Incassomachtigen en zakelijk Incassomachtigen.

    U herkent (digitaal) Incassomachtigen aan dit beeldmerk Incassomachtigen

  4. Hoe ziet een machtigingsformulier eruit?

    Een organisatie mag haar machtigingsformulier zelf ontwerpen, bijvoorbeeld in de eigen huisstijl. Daardoor kan iedere machtiging er anders uit zien. Het ontwerp dient in ieder geval voorzien te zijn van een aantal vaste gegevens en invulmogelijkheden.

    Bekijk hier een voorbeeld van een doorlopende eenmalige machtiging.

Sluiten
Woordenlijst bekijken