- Betaalvereniging Nederland
- Betaalproducten & diensten
- Europese incassoSubmenu
- Zakelijke Europese incassoSubmenu
De zakelijke Europese incasso is een betaalwijze waarmee de incassant de mogelijkheid krijgt om automatisch bedragen af te laten schrijven van een zakelijke rekening van zijn klant
De zakelijke Europese incasso wordt gebruikt voor incassobetalingen tussen bedrijven. Een groot voordeel is dat de incassant zelf bepaalt wanneer hij het geld ontvangt. Daarnaast heeft de betaler bij zakelijke Europese incassotransacties geen terugboekrecht.
Spelregels zakelijke Europese incasso
Aan het gebruik van de zakelijke Europese incasso zijn voorwaarden en spelregels verbonden. Zo moeten de bank van de incassant én de bank van de betaler deze betaalwijze ondersteunen. Incassant en betaler moeten beiden over een zakelijke rekening beschikken en de incassant moet een contract met zijn bank hebben voor zakelijke incasso's.
Met een machtiging voor een eenmalige of doorlopende zakelijke incasso van zijn klant, mag de incassant vervolgens incasseren. De klant (de betaler) moet bepaalde gegevens van de machtiging(en) bij de eigen bank (laten) registeren.
Bij de meeste Nederlandse banken kan een zakelijke debiteur (betaler) een zakelijke incassomachtiging met het generieke registratieformulierlaten registreren, bij zijn eigen bank.
De incassant ontvangt van de bank van een betaler geen melding van de registratie van een zakelijke machtiging. Ook wanneer de registratie mislukt, bijvoorbeeld omdat er gegevens ontbreken op het registratieformulier, krijgt de incassant daar geen melding van.
Daarom kan de incassant het registratieformulier vooraf zelf invullen, door de betaler laten ondertekenen en samen met de zakelijke machtiging naar hem terug laten sturen. De incassant kan het formulier vervolgens zelf naar de bank van de betaler sturen. Zo weet de incassant zeker dat het registratieformulier correct en volledig is ingevuld en naar de bank van de betaler wordt opgestuurd.
Niet alle banken accepteren het generieke registratieformulier! Bij sommige banken moet de betaler een zakelijke machtiging zelf online registreren, doorgaans via internetbankieren. Een enkele bank gebruikt een eigen papieren registratieformulier. Bij digitaal Incassomachtigen gebeurt de registratie volledig automatisch.
De betaler heeft bij zakelijke Europese incassotransacties géén terugboekrecht. Tot en met de dag van uitvoering kan de betaler wel aan zijn bank vragen om de transactie niet uit te voeren. Bij de verwerking van een zakelijke incassotransactie controleert de bank van de betaler daarom voorafgaand aan de afboeking of de machtiging correct is geregistreerd. Als dat niet het geval is, dan vindt er ook geen afboeking plaats.
Pas als de incassant de machtigingen correct in zijn administratie heeft vastgelegd en zijn klanten op de hoogte heeft gesteld wanneer welk bedrag van hun rekening wordt afgeschreven, levert de incassant de incasso-opdrachten aan bij zijn eigen bank. Die stuurt de incasso-opdrachten door naar de (verschillende) banken van die klanten. Deze banken controleren de registraties van de machtigingen en boeken dan op de opgegeven datum het incassobedrag van de betreffende zakelijke rekeningen af. Die afboekingen worden bijgeboekt op de rekening van de incassant.
Een reeds bijgeboekt incassobedrag kan binnen drie werkdagen na uitvoering van de incasso-opdracht weer worden afgeboekt bij de incassant (zie voorwaarden SEPA Direct Debit Business-to-Business Rulebook).
Stappenplan starten met zakelijke Europese incasso voor nieuwe incassanten
Machtigingsformulieren
Incassanten kunnen nieuwe zakelijke machtigingen zelf ontwerpen, bijvoorbeeld in de eigen huisstijl. Wel gelden er uniforme regels waaraan de eenmalige of doorlopende machtiging moeten voldoen. Wij adviseren incassanten om, voorafgaand aan de verspreiding van één (of meerdere) van deze machtigingsformulieren, bij de eigen bank na te gaan of dit binnen de voorwaarden van het geldende zakelijke Europese incassocontract past.
Incassanten kunnen desgewenst via hun bank een drukbestand aanvragen. Daarmee kunnen klantgegevens uit de eigen administratie worden samengevoegd. Ook is er een interactief formulier beschikbaar. Hiermee kunnen individuele machtigingen elektronisch worden ingevuld. Daarnaast zijn er voorbeelden en fysieke blanco versies beschikbaar. Alle versies zijn te downloaden via uniforme SEPA-incassomachtigingsformulieren.
Het registratieformulier waarmee de betaler de zakelijke machtiging bij zijn eigen bank moet registreren, mag niet zelf ontworpen worden. Vraag het juiste registratieformulier daarom op bij de bank.
Reasoncodes
Incassanten vragen regelmatig hoe zij moeten handelen als zij reasoncodes bij een uitgevallen/niet-verwerkte transactie (de zogenoemde R-transacties) van hun Nederlandse bank ontvangen. Er is informatie over en gebruik van reasoncodes beschikbaar. Voor nadere toelichting en de wijze van rapporteren kan de incassant ook terecht bij zijn eigen bank.
Registratieformulier
Zakelijke rekeninghouders die een machtiging afgeven moeten die zelf registreren bij hun eigen bank. Een alternatief is dat de incassant het registratieformulier vooraf invult en door de betaler laat ondertekenen en terugsturen, samen met de machtiging. De incassant kan het formulier dan zelf juist en volledig invullen en zelf opsturen naar de bank van de betaler.
Veel Nederlandse banken die de zakelijke Europese incasso aanbieden kunnen het generieke registratieformulier verwerken. Sommige banken laten de registratie uitsluitend online via internetbankieren plaatsvinden. Een enkele bank gebruikt een eigen papieren registratieformulier.
Er zijn meerdere vormen van het registratieformulier beschikbaar, zoals een drukbestand ten behoeve van het samenvoegen van machtigingen met klantgegevens. De incassant kan deze bij zijn bank op vragen.
Registratieformulier digitaal invullen!
Het generieke registratieformulier is een elektronisch formulier. Gelieve het formulier eerst in te vullen op uw computer en pas daarna af te drukken. Het ingevulde formulier is dan goed leesbaar voor de incassant, de betaler en zijn bank. Eventuele fouten of vertragingen in het registratieproces kunnen zo worden voorkomen.
Download the generic registration form in English
Als een bank de zakelijke Europese incasso aanbiedt, heeft deze bank meestal ook de standaard Europese incasso in haar betaalassortiment.