Met een standaard Europese incasso kan een incassant automatisch bedragen af laten schrijven van de rekeningen van debiteuren

De standaard Europese incasso wordt gebruikt voor betalingen van particulieren, maar kan ook voor incassobetalingen tussen bedrijven worden toegepast. Een groot voordeel is dat de incassant zelf bepaalt wanneer hij het geld ontvangt.

Spelregels standaard Europese incasso

Aan het gebruik van de standaard Europese incasso zijn spelregels verbonden. Zo moet een incassant een standaard Europees incassocontract afsluiten met zijn eigen bank. Daarna verzamelt hij machtigingen van zijn klanten. Dit kunnen zowel doorlopende als eenmalige machtigingen zijn.

Zodra de incassant de machtigingen correct heeft geregistreerd, laat hij zijn klanten weten per wanneer hij welk bedrag van hun rekening gaat afschrijven. Daarna levert de incassant incasso-opdrachten aan bij zijn eigen bank. Deze bank stuurt de incasso-opdrachten door naar de verschillende banken van de klanten. Deze banken schrijven de opgegeven bedragen op de opgegeven datum af van de betreffende rekeningen en maken dit over naar de bank van de incassant. Tenslotte schrijft die bank het ontvangen geld bij op de rekening van de incassant.

Datum van ondertekening

Voor nieuwe SEPA-machtigingen moet de incassant altijd de juiste datum van ondertekening vastleggen. Met betrekking tot alle geldige machtigingen, die incassanten in het verleden hebben verkregen onder de Nederlandse incassovariant 'Doorlopende Machtiging Algemeen', is bij de migratie naar SEPA afgesproken dat incassanten daarvoor de standaarddatum 1 november 2009 als datum van ondertekening in hun systemen vastleggen.

Machtigingsformulieren

Voor nieuwe machtigingen moet u gebruikmaken van nieuwe machtigingsformulieren. U mag deze formulieren zelf ontwerpen, bijvoorbeeld in uw eigen huisstijl. De regels waar de formulieren aan moeten voldoen staan in een stappenplan.

Stoplichtkaarten

U kunt ook de bekende groen-geel-rode machtigingsformulieren (de zogenaamde stoplichtkaarten) gebruiken. Er zijn stoplichtkaarten voor de eenmalige en doorlopende machtiging. Beide zijn in meerdere vormen beschikbaar. Zo is er een drukbestand dat gebruikt kan worden voor het samenvoegen van klantgegevens uit de eigen administratie. Daarnaast is er ook een interactief formulier dat individueel elektronisch ingevuld kan worden, zijn er voorbeelden en blanco versies. Als u besluit om één (of meerdere) van deze machtigingsformulieren te gebruiken, dan adviseren wij u – voorafgaand aan de verspreiding – om bij de eigen bank na te gaan of dit binnen de voorwaarden van het geldende standaard Europese incassocontract past.
Alle versies van de formulieren zijn te downloaden via uniforme SEPA-incassomachtigingsformulieren.

Terugboekrecht

Klanten hebben een terugboekrecht. Als zij het niet eens zijn met een afgeschreven bedrag, kunnen zij binnen een termijn van 8 weken contact opnemen met hun eigen bank om het betreffende bedrag terug te laten boeken. Een stappenplan beschrijft welke stappen een bedrijf moet zetten om te starten met een standaard Europese incasso.

Alertering

Bij de standaard Europese incasso informeren alle Nederlandse banken voorafgaand aan de eerste/eenmalige Europese incasso dat deze binnenkort van de rekening van de klant zal worden afgeschreven. De manier waarop banken deze zogenaamde alerteringsservice aanbieden is opgenomen in een beknopt overzicht. Raadpleeg uw bank voor alle mogelijkheden en details.

Consumentenbeschermende maatregelen

Consumentenbeschermende maatregelen (CBM) zijn mogelijkheden voor rekeninghouders om de uitvoering van incassotransacties te beperken of tegen te houden. Per 1 mei 2015 zijn alle CBM beschikbaar.
Indien consumenten een of meerdere consumentenbeschermende maatregelen hebben ingesteld kan het voorkomen dan een incassotransactie niet succesvol wordt verwerkt.

Reasoncodes

Incassanten vragen regelmatig hoe zij moeten handelen als zij reasoncodes bij een uitgevallen/niet-verwerkte transactie (de zogenoemde R-transacties) van hun Nederlandse bank ontvangen. Er is informatie over en gebruik van reasoncodes beschikbaar. Voor nadere toelichting en de wijze van rapporteren kan de incassant ook terecht bij zijn eigen bank.

Naast deze standaard Europese incasso zullen sommige banken ook een zakelijke variant van de Europese incasso aanbieden.

Sluiten
Woordenlijst bekijken