Hoe kunnen verzenders (crediteuren) gebruikmaken van de Betaalinstructie?

Verzenders (crediteuren) van facturen en/of betaalverzoeken, kunnen gebruikmaken van de Betaalinstructie. Dit kan door het sjabloon van de Betaalinstructie op een papieren of elektronische factuur of brief te plaatsen, of door de eigen factuur(gegevens) geautomatiseerd op te (laten) nemen in dit sjabloon.
In dit document wordt stap voor stap uitgelegd hoe het sjabloon gebruikt kan worden.
Voor meer achtergrondinformatie over de Betaalinstructie, klik hier.

In dit document wordt met name het kleinschalig aanmaken van facturen met een Betaalinstructie uitgelegd. Verzenders die geautomatiseerd/massaal facturen aanmaken, adviseren wij om het sjabloon van de Betaalinstructie geautomatiseerd te laten opnemen in hun facturatieproces en/of boekhoudpakket. Neem hiervoor contact op met de leverancier van uw systemen.

Het gebruik van het sjabloon voor de Betaalinstructie is als volgt:

  • Open het Word-bestand (in Microsoft Word)
  • Als het bestand is geopend, verschijnt bovenaan het scherm een gele balk met de mededeling: “Beveiligde weergave” en een witte knop met de tekst “Bewerken inschakelen”.
  • Klik op de witte knop “Bewerken inschakelen”.
  • Vul vervolgens de factuurgegevens in het sjabloon. Dit dient voor iedere factuur/debiteur apart/opnieuw gedaan te worden.
  • In het bovenste (blanco) gedeelte van de factuur, kunnen verzenders hun factuur(gegevens) invullen. Verzenders kunnen hiervoor hun eigen lay-out/opmaak gebruiken, bijvoorbeeld door hun factuur(gegevens) hier naartoe te kopiëren.
  • In het onderste gedeelte – de Betaalinstructie – kan de verzender de gegevens invullen van de factuur en zijn bedrijf of instelling. Het gaat om de volgende gegevens:

    A. Het bedrag (dit is niet verplicht, bijvoorbeeld als het gaat om een vrijwillige donatie).

    B. Het IBAN (rekeningnummer) van het bedrijf of de instelling (crediteur) die de factuur of brief verstuurt.

    C. De naam van het bedrijf of de instelling die de factuur of brief verstuurt.

    D. Het betalingskenmerk van de factuur (dit kan het Nederlandse (NL) of het internationale (ISO) betalingskenmerk zijn) OF; een omschrijving (bijvoorbeeld een factuurnummer en/of debiteurennummer, als er geen gebruik wordt gemaakt van een betalingskenmerk).

Het is dus niet mogelijk om én een betalingskenmerk én een omschrijving in te voeren.

  • Ook kunnen verzenders, indien zij dat wensen en daar voorzieningen voor hebben getroffen, gebruikmaken van een QR-code. Deze QR-code kan de betaler eenvoudig scannen met de betaalapp van zijn bank op zijn smartphone. De QR-code zorgt ervoor dat er automatisch een volledig ingevulde betaalopdracht in de bankapp van de betaler wordt klaargezet*.

    - Verzenders kunnen kiezen voor het gebruik van een iDEAL QR-code of een generieke (eigen) QR-code. Verzenders moeten zelf besluiten welke QR-code het beste gebruikt kan worden (sommige banken kunnen (nog) niet alle QR-codes verwerken). Neem voor meer informatie hierover contact op met uw bank.
    Geef betalers het advies om na het scannen van een generieke QR-code te controleren of de gegevens van de automatisch ingevulde betaalopdracht hetzelfde zijn als degene die op de factuur staan vermeld.

    - Vervolgens, als de verzender in zijn eigen software de QR-code heeft aangemaakt, kan de QR-code worden toegevoegd in de Betaalinstructie.
    Let op! Voor iedere factuur/debiteur moet een nieuwe QR-code worden aangemaakt.

  • Als alle gegevens in de Betaalinstructie zijn ingevoerd, kan het document worden opgeslagen, Daarna kan het elektronisch verstuurd worden (via email) of worden klaargezet in de (beveiligde) ‘mijn-omgeving’ voor klanten. Ook kan het document geprint en per post verstuurd worden.

* Via sommige bankapps is het (nog) niet mogelijk om een (iDEAL) QR-code te scannen. Voor meer informatie over het gebruiken van (iDEAL) QR-codes kan contact worden opgenomen met uw bank.

Sluiten
Woordenlijst bekijken